リモートワークで会議が減るかと思いきや、会議室という物理的な制約がなくなったため、却って会議が増えた方も多いと思います。さらに、
終わってみると、結局何のために開催したのだか……。
という会議も少なからず発生しているのでは？ せっかく貴重な時間を費やすのであれば、無駄な時間にしたくないですよね。そこで、会議を効果的にするために、何をすべきかを解説します。
最初に、結論ですが、
アジェンダを事前に用意し、アジェンダにそって会議を進行すること
です。アジェンダとは、「議題」のことです。会議の内容を箇条書きで構わないので、事前にまとめることを心がけましょう。
「今日何を話すんだっけ？」ということから会議が始まること、ありませんか？ その時間が不毛ですよね。アジェンダを用意するだけで、会議で何を議論すべきか、目線を合わせることができます。
ただ、単に議題をまとめるだけでは、まだ不十分。いくつかコツがありますので、解説していきたいと思います。
まずは目的を記載する
人数が多ければ多いほど、会議の論点は散漫になりがち。その会議でのゴールをまずは提示しましょう。多少、論点がずれてしまっても、ゴールが定まっていれば、論点を戻すことができます。
会議参加者の意識づけのために、アジェンダの最初は目的を記載。「本会議の目的」という項目でかまいません。
時間を併せて記載する
例えば1時間の会議で議題が3つとすると、1つあたりにかける時間はそれほどありません。最初の議題で時間を割きすぎてしまい、最後の議題は、次回会議に持ち越しになって業務支障が出てしまうことがしばしばあります。
議題ごとに時間を設定するようにしましょう。事前に設定することで、実は会議が1時間では足りない、ということにも気が付けます。
また、人数が多い会議では、誰が中心となって話すのかも併せて記載しておくと、より会議が円滑に進みます。
まとめの時間を入れておく
会議が無事終わり、目的を達成できたとします。しかし、結論が人によって意識がばらばらで終わってしまっては意味がありません。必ず、まとめの時間を割り当てておきましょう。
なお、議事録を取り、あとで参加者の方にメールをし、内容に齟齬がない確認してもらうやり方もあります。ただ、送る方も送られる方も、かなりの手間がかかりますので、会議中にすましてしまう方が効率的です。
次のタスクを確認する
会議で議論を進める中で、新しく仕事が発生することが多々あります。その際、今後何をすべきかというTODOをリスト化し、会議の中で共有する時間を設けましょう。
TODOリストは簡潔に、「誰がいつまでに何をする」という書き方がベストです。例えば、「〇〇さんか今月中に法務部に契約書を確認してもらう」という感じです。
ファシリテーターの方や書記の方は、会議中にTODOになりえることをメモっておいて、最後に、そのメモを読み上げて齟齬がないか参加者に確認。さらに、その内容をメールしておくと、会議後の業務が非常にスムーズに進みます。例えば、下記のようにまとめましょう。
【今後のタスク】
Aさん：法務部に契約書を確認／今月中
Bさん：企画書修正。上長確認出し／今週中
Cさん：次回会議の設定／9月3日まで
さて、1～4までのコツを活用すると、以下のようなアジェンダになります。
【9月1日14時～15時、
XXX社との協同企画について】
1.本会議の目的について／5分（Aさん）
2.アジェンダの確認／5分（Aさん）
3.企画の内容確認／30分（Bさん）
4.XXX社との契約の進捗について／15分（Cさん）
5.今日のまとめと今後のタスク確認／5分（Aさん）
上記のアジェンダ程度であれば、恐らく10分程度で作成できると思います。会議が1時間で10名参加者がいる場合、10時間分の時間を消費することになります。
たった10分手間をかけることで、その10時間が実りのある時間になるのであれば、やった方がいいですよね。なお、作成した後は、参加者へメールするなど、事前にお知らせするようにしましょう。
会議の後、予定がないからといってダラダラと会議が続くのは本当に嫌ですよね。アジェンダがあれば、強制的に時間内で終了することも可能です。ぜひ、参考にしていただければ幸いです。
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