仕事のスピードを速める方法

　仕事のスピードが速くなれば、より多くの仕事をこなすことも、プライベートの時間を増やすこともできます。サラリーマンにとって、それは重要なスキルのひとつです。では、その方法は？
ずばり「自分以外の人が関わる業務から処理していく」です。

　自分以外の人とは、上司、部下、同僚、部外者、社外、などの方を指します。

　仕事が遅い人の特徴は、仕事の順番を考えずに、やみくもに仕事に取り掛かってしまうことです。仕事の内容によって、優先度を考えなければいけません。そして、その優先度に関わることが、「自分以外の人が関わるか否か」です。例えば企画書作成など、自分ひとりで完結できる仕事は後まわしにしましょう。そうではなく、自分以外の人が関わる業務を優先するのです。

　とにかく、例えば外部との折衝や、上司への承認作業などです。業務＝ボールを相手にすぐ投げ返すようにするのです。そうすると、他の業務をしている間に、ボールが返ってくるので、それをまたすぐ投げ返す。そうすることで、業務に滞りがなくなり、自然に仕事のスピードが早くなっていきます。

　なるべく早くボール投げ返してもらいたい人の業務を優先させていきましょう。

　では、なぜ、それだけで仕事のスピードが速くなるかというと、実は仕事の大半は待ち時間だからです。思いあたることがありませんか？

「上司の確認待ち」
「外部業者の見積待ち」
「部下の資料作成待ち」
で時間を浪費すること。

　残念ながら自分以外の人の業務スピードはコントロールできません。待っている間、関連の業務すべてが滞ってしまいます。なるべく相手が早く動けるように、先手先手を打っていくのです。抱えているボールを投げ返してから、自分ひとりで完結する仕事に取り掛かればいいのです。

　なお、ボールを投げる仕事といえばメールになります。その際、よくビジネス本に「メールを読むのは後回しの方がいい」と書かれていることがあります。矛盾しているかもしれません。しかし、それは、取り掛かっている業務を中断してしまい、非効率になってしまう可能性を指摘しているだけだと思います。それは一理あるのですが、本当にメールを読むことを後回しにしてしまうと、相手側が返信がないので進められないという、ボールを自分で止めてしまう状態になっている場合があります。

　私がお勧めしている方法は、ざっとでもいいのでメールが来たら確認することです。急ぎ返信しないと業務が滞る場合は、仕掛かっている業務を中断してでも返信。それほど急ぎでないメールの場合は、「確認して追って返信します」とでもメールをして、TODOリストにメモしておきます。そうすることで、催促のメールを送られることもありません。そして他の業務のボールを投げ終わったあとのアイドルタイムで、それらのメールをさばいていくのです。

以上。スピードを速める方法でした。仕事のヒントとしてご参考になれば幸いです。